Debe ser uno de los problemas más importantes dentro de cualquier empresa: acumular papeles o que decisiones importantes pasen por esperar a firmar un documento para llevarlas adelante. Eso sin contar con que, en un mundo cada vez más verde, eso es poco amigable con el medio ambiente.
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Frente a esto, dos jóvenes chilenos se las ingeniaron y crearon una plataforma donde el papeleo pasar a ser cosa del pasado. «La idea nace a partir de una solución para evitar el uso excesivo de papel. En la llamada época de la información, nos dimos cuenta de la realidad en la que viven miles de empresas, que al tener que documentar mucha información se dan cuenta que el papel no estaba dando a basto, y estas se hundían en hojas y hojas», comenta Nicolás Serrano, cofundador de DataScope.
Que la pérdida de un documento importante pueda provocar una crisis y que el hecho de que las empresas estén empezando a considerar es el impacto del uso del papel en su huella de carbono, llevó este emprendedor junto a su socio Antonio Grass a crear esta plataforma.
«Nos dimos cuenta que podíamos crear una alternativa para mejorar significativamente el proceso de recolectar información, sustituyendo una tecnología anticuada como el papel”, recalca Serrano quien añade que gracias a esto, las compañías “pueden aumentar la rentabilidad de los servicios en un 18%, y la retención de clientes en un 42%, pasando a ser una variable relevante para mejorar los resultados”.
Serrano y Grass se conocen desde que fueron compañeros de colegio y hecho cuando tenían 14 años ya ponían en marcha su primer negocio. Luego estudiaron Ingeniería Comercial y Civil, respectivamente, y tras adquirir experiencia laboral por separado, volvieron a reunirse para crear DatasScope.
Esta plataforma móvil, sencilla y 100% adaptable a cualquier necesidad, convierte formularios, órdenes de trabajo, inspecciones, reportes, o certificaciones, a formularios móviles para cualquier equipo celular o tablet (Android o iOS), y transforman así al papel en un recurso innecesario.
“Te registras en la página MyDataScope.com, seleccionas las preguntas que quieres incluir en tu formulario (foto, firma, código de barra, checklist, texto, etc) e instantáneamente puedes dejar de lado el papel y comenzar contestando tus formularios desde un teléfono o tablet”, explica Serrano. A partir de allí ya se puede reemplazar cualquier documento en papel, tal como formularios, órdenes de trabajo o reportes. Con la aplicación se pueden entonces definir tareas, recolectar datos, evaluar el desempeño de los usuarios, y analizar la información almacenada en el portal de la plataforma móvil.
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En ese sentido, comenta que este sistema lo puede usar “Básicamente cualquier empresa o gobierno que trabaje con formularios de papel. Por ejemplo órdenes de trabajo, encuestas, cotizaciones, inspecciones, certificaciones, checklists, vendedores y más”.
Información que está segura
Evidentemente, una de las dudas que pueden surgir es la seguridad que implica confiar información importante de una empresa a una plataforma web, sin que se filtre o corra el riesgo de caer en manos indeseadas.
Al respecto, Serrano asegura que cuentan “con estrictas normas para asegurar la confidencialidad, seguridad y disponibilidad de la información de nuestros clientes. Todos los datos son inaccesibles por un tercero ya que se guardan y se transfieren encriptados, además contamos con respaldos diarios que se realizan en múltiples zonas geográficas en caso de fallas en algún data center”.
Esta iniciativa ya está funcionando hace un año tanto en Android como en iOS y ha sido tal su éxito que ya han logrado tener usuarios en más de 23 países. “No esperábamos semejante crecimiento, pero desde el comienzo la aplicación y el contenido de la página fueron desarrollados tanto en Inglés como Español, abriéndonos mercados inmensos como lo son el anglosajón y el hispanohablante”, asegura este emprendedor.
Además sus clientes son bien diversos. «Comenzamos enfocados en el retail, pero un día llegó a nuestro sitio un actual cliente preguntando si podíamos convertir sus formularios de prestación de servicios en terreno a formularios móviles. Fue ahí cuando nos dimos cuenta que no solo en retail era importante recolectar información en terreno, sino que en rubros tan diversos como soporte en terreno, aseguradoras, vendedores en terreno, mantenimiento, encuestadores y fábricas”, indica.
Pese al gran desarrollo que hasta ahora han tenido, estos jóvenes tienen metas ambiciosas. Serrano cuenta que quieren llegar en el corto plazo a los 10 mil usuarios, y a mediano plazo seguir agregando herramientas para eliminar el papel en otras áreas. “Todavía hay muchos rubros que hacen uso extensivo de este recurso. Por ejemplo, en el ámbito legal, si bien ciertas tecnologías para dar paso al costado al papel ya existen, todavía queda mucho por avanzar. El objetivo es eliminar por completo el uso del papel para recolectar información y hacer todo desde dispositivos móviles, que creemos es una excelente manera de incrementar la productividad y reducir la huella de carbono de las empresas”, concluye.
